Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je SMARTIS LEGAL s.r.o., advokátní kancelář, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů při provozu webových stránek, při komunikaci se zájemci o právní služby a při poskytování právních služeb.

Rozsah údajů závisí na povaze kontaktu a poskytované právní služby. Typicky může jít zejména o:

• identifikační údaje – jméno, příjmení, titul, datum narození, identifikační údaje podnikatele či osoby jednající za právnickou osobu,
• kontaktní údaje – e-mail, telefon, poštovní adresa, datová schránka,
• údaje o klientském vztahu a právní věci – zadání, komunikace, smlouvy, procesní dokumentace, podklady, důkazy, informace o transakcích a obchodních vztazích,
• fakturační a platební údaje – údaje potřebné pro vyúčtování právních služeb a vedení účetnictví,
• AML/KYC údaje – identifikační doklady, údaje o skutečném majiteli, původu prostředků a další údaje, které je advokát povinen nebo oprávněn zjišťovat podle právních předpisů proti praní peněz,
• údaje z veřejných rejstříků a evidencí – například veřejné údaje z obchodního rejstříku, evidence skutečných majitelů, insolvenčního rejstříku či katastru nemovitostí, jsou-li pro věc relevantní,
• zvláštní kategorie osobních údajů a údaje týkající se trestních věcí, pokud jsou nezbytné pro poskytování právní služby, určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud jejich zpracování dovoluje jiný právní předpis.

Nevyžadujeme údaje, které pro konkrétní účel nepotřebujeme. Pokud nám klient nebo jiná osoba poskytne dokumentaci obsahující osobní údaje třetích osob, zpracováváme je pouze v rozsahu potřebném pro příslušnou právní agendu a při respektování profesní mlčenlivosti.

Údaje nejčastěji získáváme přímo od vás – při e-mailové, telefonické nebo osobní komunikaci a z podkladů, které nám předáte. V právní praxi však může být nezbytné získávat informace také:

• od klienta nebo jeho zástupců o dalších osobách dotčených právní věcí,
• od protistran, soudů, správních orgánů, policie, znalců, notářů a dalších účastníků řízení,
• z veřejně dostupných rejstříků, registrů, evidencí a veřejných zdrojů,
• od smluvních partnerů nebo profesních poradců, pokud je to pro věc nezbytné a zákonné.

Pokud osobní údaje nebyly získány přímo od dotčené osoby, informační povinnost plníme v rozsahu vyžadovaném čl. 14 GDPR. Zákon však v určitých situacích připouští výjimky, například pokud je poskytování informace nemožné, vyžadovalo by nepřiměřené úsilí nebo by bylo v rozporu s povinností mlčenlivosti stanovenou právem.

Osobní údaje neposkytujeme třetím osobám bez důvodu. Přístup mohou mít pouze osoby a subjekty, které jej potřebují pro konkrétní účel a jsou vázány zákonnou, profesní nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

• advokáti, spolupracující právníci a pověření členové týmu SMARTIS LEGAL,
• poskytovatelé IT, hostingu, e-mailových, cloudových, bezpečnostních a archivačních služeb,
• účetní, daňoví poradci, auditoři či pojistitel profesní odpovědnosti v nezbytném rozsahu,
• soudy, správní orgány, orgány činné v trestním řízení, Česká advokátní komora a jiné oprávněné orgány,
• notáři, znalci, překladatelé, zahraniční či specializované advokátní kanceláře a další odborníci zapojení do konkrétní právní věci,
• protistrany a jejich zástupci, je-li sdělení údajů nezbytnou součástí zastupování nebo právního jednání.

Pokud pro nás externí dodavatel vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, je jeho činnost upravena smlouvou odpovídající čl. 28 GDPR a může údaje zpracovávat pouze podle našich doložených pokynů.

Při běžném poskytování právních služeb usilujeme o to, aby osobní údaje byly zpracovávány v Evropské unii nebo Evropském hospodářském prostoru. U mezinárodních případů nebo některých technologických služeb však může být nezbytné předání do třetí země.

V takovém případě předání uskutečňujeme pouze při splnění podmínek GDPR, typicky na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, standardních smluvních doložek, jiné vhodné záruky podle čl. 46 GDPR nebo některé z výjimek podle čl. 49 GDPR.

Údaje neuchováváme déle, než je potřebné. Konkrétní doba vychází z účelu zpracování, profesních předpisů, zákonných archivačních povinností a případné potřeby ochrany právních nároků.

• AML/KYC dokumentace: pokud se na konkrétní právní službu vztahuje zákon č. 253/2008 Sb., příslušné identifikační a kontrolní údaje se uchovávají zpravidla 10 let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu.
• Účetní a daňové doklady: po zákonné archivační lhůty podle příslušných účetních a daňových předpisů, typicky v rozmezí 5 až 10 let podle druhu dokumentu.
• Neuzavřené poptávky: po dobu nezbytnou pro vyřízení komunikace, posouzení možného převzetí věci a ochranu případných právních nároků.
• Bezpečnostní a technické záznamy: pouze po dobu nezbytnou pro zabezpečení webu, diagnostiku závad a řešení bezpečnostních incidentů.

Pokud probíhá spor, kontrola, řízení nebo existuje jiný konkrétní právní důvod, mohou být příslušné údaje uchovány déle, nejdéle však po dobu, po kterou je takové zpracování odůvodněné.

Při návštěvě webu mohou být zpracovány základní technické údaje nezbytné pro doručení stránky, bezpečnost a diagnostiku – například IP adresa, čas požadavku, typ prohlížeče nebo technické logy serveru.

Jazyková verze webu

Web může lokálně načíst informaci o preferovaném jazyku prohlížeče a podle ní nabídnout nebo zvolit českou, anglickou či německou verzi. Ručně zvolená jazyková preference může být uložena v úložišti prohlížeče, aby se volba při další návštěvě zachovala. Toto technické uložení slouží pouze k funkci jazykového přepínače.

Cookies a obdobné technologie

Technické cookies nebo obdobné technické úložiště, které je nezbytné pro správné fungování webu nebo službu výslovně požadovanou uživatelem, lze používat bez souhlasu v rozsahu dovoleném § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. Pokud web používá analytické, marketingové nebo jiné netechnické technologie, jsou aktivovány až po platném souhlasu uživatele.

Podrobnější seznam aktuálně používaných technologií, jejich účel a dobu trvání je vhodné zveřejňovat v samostatných Zásadách používání cookies.

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze a rizikovosti zpracování, zejména řízení přístupových oprávnění, zabezpečení pracovních zařízení a komunikace, zálohování, řízení dodavatelů, organizační pravidla pro práci se spisy a postupy pro řešení bezpečnostních incidentů.

Nad rámec obecné ochrany osobních údajů se na advokáty a osoby podílející se na poskytování právních služeb vztahuje zákonná povinnost advokátní mlčenlivosti. Informace získané v souvislosti s výkonem advokacie proto chráníme jako profesně důvěrné informace, není-li klient advokáta zákonným způsobem mlčenlivosti zproštěn nebo právní předpis nestanoví jinak.

Vůči klientům nepřijímáme rozhodnutí s právními nebo obdobně významnými účinky, která by byla založena výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 22 GDPR.

Při využívání moderních technologických nástrojů pro právní analýzu, správu dokumentů nebo administrativu zachováváme odpovědnost advokáta za právní službu a posuzujeme vhodnost nástroje také z hlediska důvěrnosti, ochrany osobních údajů a profesní mlčenlivosti.

Tyto zásady vycházejí zejména z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, právních předpisů upravujících výkon advokacie a – podle povahy konkrétní činnosti – také například zákona č. 253/2008 Sb. (AML), zákona č. 127/2005 Sb. o elektronických komunikacích a zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.

Zásady můžeme přiměřeně aktualizovat zejména při změně právních předpisů, našich služeb, používaných technologií nebo způsobů zpracování. Aktuální verze je vždy zveřejněna na webu a obsahuje datum poslední aktualizace.